Una mailing list come strumento di confronto fra pari sul tema dell’organizzazione nell’ambulatorio di medicina generale
Maria Milano, Giampaolo Collecchia, Lino Gambarelli, Paolo Longoni, Massimo Tombesi
CSeRMEG, Centro Studi e Ricerche in Medicina Generale,
Antonio Nicolucci
Dipartimento di Clinica Farmacologica ed Epidemiologia, Consorzio Mario Negri Sud, S. Maria Imbaro
Premessa
Sono riportate in questo articolo le caratteristiche dei 37 medici di Medicina Generale che hanno aderito al progetto TUCORI (il cui protocollo è stato pubblicato su Occhio Clinico 2007; 9: 27), quindi i risultati della prima fase già presentati al Congresso europeo WONCA di Firenze nell’agosto 2006.
L’iniziativa ha destato un discreto interesse vista la richiesta di iscrizione effettuata da 238 medici di famiglia. 35 colleghi hanno partecipato alla prima fase del progetto. Nella seconda fase un collega ha avuto prevalente funzione di supervisione esterna, partecipando all’invio solo delle prime 3 schede; si sono aggiunti altri 3 colleghi per un totale di 37 partecipanti effettivi.
Nella figura 1 sono indicate le caratteristiche del campione dei 35 partecipanti alla prima fase. L’età mediana dei partecipanti era di 52 anni (range 42-61). Il 31,4% dei medici ha fra i 10 e i 20 anni di pratica (n=11), mentre i restanti lavorano da più di 20 anni. Tre medici praticano in città di grandi dimensioni (8,6%), 10 in città di medie dimensioni (28,6%), 13 in piccole città (37,1%) e 9 in aree rurali (25,7%). La maggioranza dei medici ha oltre 1.000 assistiti (n=30; 85,7%), mentre solo uno ha meno di 500 assistiti.
Trenta medici hanno dichiarato di avere personale di segreteria (85,7%), mentre personale infermieristico è presente negli ambulatori di 12 medici (34,3%).
I pazienti vengono contattati via e-mail qualche volta o spesso da 11 medici (31,5%), raramente da 13 (37,1%) e mai dai restanti 11 (31,4%).
Per quanto riguarda i contatti telefonici, la maggior parte dei medici fa filtrare le telefonate dalla segretaria (n=25; 71,4%), mentre sette rispondono direttamente (20%). 27 medici hanno fornito il numero di cellulare ai pazienti (77,1%). La maggior parte dei medici (29: 82,9%) ha dichiarato di possedere strumentazione negli ambulatori, mentre 22 (62,9%) ha dichiarato di avere altri locali oltre la sala medica e la sala di attesa.
Il 77,1% dei medici (n=27) ha dichiarato di utilizzare cartelle informatizzate, mentre i restanti 8 utilizzano entrambi i tipi (22,9%).
Il 60% dei medici (21) pratica in un solo ambulatorio, mentre il restante 40% lavora in più studi. L’accesso allo studio è libero per 5 medici (14,3%), su appuntamento per 12 (34,3%), misto per 17 (48,6%) (un caso non ha specificato). Per quanto riguarda infine il tipo di lavoro, solo 2 medici lavorano da soli (5,7%), 17 in gruppo (48,6%), 2 in rete (5,7%) e 4 in associazione mista (11,4%) e 10 in associazione semplice (28,6).
Nella prima fase, attraverso il metodo Hanlon semplificato, sono state individuate le tematiche organizzative ritenute prioritarie nella gestione e nell’organizzazione dello studio. E’ stato richiesto a ciascuno dei partecipanti di esprimere le 10 criticità organizzative più gravose e di attribuire a ciascuna di esse un punteggio che permettesse di quantificare il disagio percepito in una scala da 0 a 10.
Dal primo step sono emerse 64 priorità, accorpate in 31 gruppi per ambito di interesse. Nella seconda fase sono state scelte e discusse le prime 12 criticità ordinate in funzione dell’ampiezza del problema (numero dei medici che hanno proposto l’argomento) e della gravità percepita (figura 2). Alcuni argomenti sono stati proposti da molti medici, altri, quali la «Gestione del tempo extraclinico» (per la ricerca, la revisione delle cartelle cliniche, per studiare, ecc.) e i «Problemi nel team» (rapporti con i colleghi associati; regole, dinamiche e obiettivi; scelta dei partner; solitudine professionale; valorizzazione delle diversità), sono stati indicati da soli 9 medici, ma il peso attribuito è risultato molto elevato (ben 8!). Dal momento che un collega ha votato 3 nel gruppo extraclinico e 1 nell’altro, gli altri devono aver quotato 9 o 10/10 per ottenere una media di 8: ne consegue che il disagio percepito da questi medici per il problema è elevatissimo.
C’è stato un drop out alla sesta scheda; una collega ha interrotto l’invio dalla nona scheda per dichiarata insofferenza dovuta all’acquisita consapevolezza (dal confronto) della propria difficoltà oggettiva al cambiamento.
Dal 18 gennaio 2006 al 1 maggio 2007, sono circolate 799 mail. Le mail sono state spedite in modo uniforme in tutti i giorni della settimana; le fasce orarie più utilizzate sono state la pausa pranzo e, soprattutto, la sera tarda. Le difficoltà Internet sono state presenti non solo nei momenti iniziali. Il tempo intercorso tra l’input del moderatore e le risposte dei partecipanti è andato dilatandosi considerevolmente a dimostrazione della fatica crescente, per ridursi a ridosso della chiusura dei lavori. L’attività di richiamo dei ritardatari è stata costante e in crescendo da metà del lavoro in avanti, probabilmente favorendo l’accelerazione dell’ultimo periodo.
Conclusioni
I vantaggi di questa metodologia sono rappresentati dalla possibilità offerta a ciascun partecipante di esprimersi compiutamente, nei tempi e modi più congeniali. Il non conoscersi direttamente e il mantenere la distanza fisica consente inoltre di ridurre il rischio dell’influenza personale e di atteggiamenti prevaricatori
Gli svantaggi sono legati all’importante carico di lavoro per chi coordina, che deve costantemente controllare il clima relazionare, smussare eventuali fraintendimenti, favorire la comunicazione costruttiva e regolarmente richiamare i ritardatari. In realtà, sul lungo periodo, il lavoro è stato alquanto impegnativo per tutti coloro che hanno partecipato, anche se molti a chiusura dello studio ne hanno rimpianto il termine.
Concludendo, si può affermare con soddisfazione di aver raggiunto gli obiettivi prefissati: i 37 medici di famiglia partecipanti hanno dato vita a una comunità virtuale che, per un anno e mezzo, si è incontrata in rete e ha scambiato le singole esperienze merito alla soluzione di problemi organizzativi specifici dell’attività professionale, in una dimensione di partecipazione e di condivisione della conoscenza inizialmente impensabile sia dai promotori sia dai partecipanti. Il 22% dei partecipanti ha dichiarato di aver modificato qualcosa nella propria organizzazione, utilizzando le riflessioni che stavano circolando: assunzione della segretaria, dell’infermiera, organizzazione per appuntamenti, passaggio a medicina di gruppo, gestione delle patologie croniche, eccetera; è possibile che altri in futuro apportino cambiamenti, attingendo al materiale specifico archiviato.
La ricerca evidenzia la necessità di immaginare la progettazione del lavoro in medicina generale in modo flessibile, modellandola sui bisogni che emergono dal contesto territoriale, umano (tipologia dei pazienti e del medico) e clinico (prevalenza di patologie acute o croniche); l’organizzazione viene dopo e in conseguenza dell’attività svolta e non il contrario.
TuCoRi mostra un quadro abbastanza rappresentativo dei problemi affrontati dalla medicina generale italiana e delle soluzioni proposte e praticate.
Le molte riflessioni scaturite dal lavoro sono state oggetto di un’analisi qualitativa sociologica nel libro recentemente pubblicato da Il Sole 24 ORE (Milano M et al. E tu, come ti sei organizzato? La condivisione dell'esperienza in una comunità virtuale di Medici di Medicina Generale), del quale si può leggere la recensione su OC e che è acquistabile online dal sito www.shopping24.it . Ogni capitolo affronta una tematica di rilevante impatto organizzativo per i medici di medicina generale attraverso il l’analisi, dal doppio punto di vista del sociologo e del medico di famiglia, dei dati dei singoli partecipanti su ciascuno dei 12 item affrontati.
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Partecipanti
Bartoli M, Marina di Massa MS; Bini I, Ala TN; Bondielli G, Massa MS; Calcini F, Santa Croce sull’Arno PI; Capelletti D, Cremona CR; De Luigi G, Moncalieri TO; Del Carlo A, Viareggio MS; Della Vedova R, Gradisca d‘Isonzo GO; Donato G, Cerveteri Roma; Filippi S, Pontremoli MS; Giovannoni S, Prato; Maggioni A, Ala TN; Malavasi P, Carpi MO; Mantovani L, Soliera MO; Marchetto M, Collegno TO; Marino R, Venaria TO; Mascaro S, Greve in Chianti FI; Mauri S, Firenze; Messina E, Firenze; Mola E, Lecce; Montanari U, Fiumicino Roma; Mori MG, Regello FI; Musso M, Mathi TO; Pastacaldi G, Agliana PT; Perlot MP, Trento; Piazza G, Schio VI; Polenzani L, Prato; Ranzani L, La Loggia TO; Sabbi D, Arquata Scrivia AL; Sarotto M, Fossano CN; Suzzi F, Imola BO; Zoli R, Scandicci FI.
